Pazarus'ta alış tarafı iki sayfaya ayrılır: elle girdiğiniz faturalar Alış & Gider → Alış Faturaları sayfasında, entegratörden gelen resmî e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri ile pazaryeri finans kayıtları Alış & Gider → Gelen Faturalar sayfasında toplanır.
Ön koşullar
- Gelen faturaların otomatik düşmesi için Muhasebe → e-Fatura Ayarları sayfasında bir sağlayıcının kurulu ve aktif olması gerekir.
- Tedarikçilerinizin Cari → Cariler sayfasında kayıtlı olması, faturaların doğru cariye bağlanmasını sağlar.
Elle alış faturası girme
- Alış & Gider → Alış Faturaları sayfasını açın ve oluşturma düğmesine basın.
- Fatura Bilgileri bölümünde Fatura No, Fatura Türü (Alış, Gider, İade), Fatura Tarihi, Vade Tarihi ve Cari / Tedarikçi alanlarını doldurun. Karşı taraf bireysel biriyse Bireysel Müşteri alanını kullanın.
- Tutar Bilgileri bölümünde Döviz seçin; TRY dışında bir para birimi seçerseniz Döviz Kuru alanı açılır. Ara Toplam, KDV Toplam ve Genel Toplam kalemlerden hesaplanır.
- Ödeme & Notlar bölümünde Ödeme Yöntemi, Banka Hesabı ve Durum alanlarını ayarlayın, gerekiyorsa Notlar, İç Notlar ve Ödeme Koşulları ve Şartlar alanlarını doldurun.
- Faturayı kaydedin. Kayıt sonrası detay ekranındaki kalem ve Ödemeler bölümlerinden satırları ve ödeme kayıtlarını ekleyebilirsiniz.
Gelen faturaları çekme ve işleme
- Alış & Gider → Gelen Faturalar sayfasını açın. Bu listeye kayıt elle eklenmez; belgeler sağlayıcıdan ve pazaryeri finans kayıtlarından gelir. Son 24 saatte gelen belge sayısı menüde rozet olarak gösterilir.
- Beklemeden çekmek için Şimdi Çek düğmesine basın ve onaylayın. "Çekme başlatıldı" bildirimi görünür; işlem arka planda çalışır, birkaç dakika sonra sayfayı yenileyin. Aynı işi Alış Faturaları sayfasındaki Gelen Faturaları Çek düğmesiyle de başlatabilirsiniz.
- Listede GİB Fatura No, Gönderici, VKN/TCKN, Tarih, Toplam, KDV, Kategori, Belge Durumu, Senaryo ve Ürün Eşleşmesi sütunlarını görürsünüz.
- Belgeyi incelemek için satırdaki PDF, UBL XML ve Detay düğmelerini kullanın.
- Gider dağılımını düzenlemek için birden fazla satır seçip Otomatik Sınıflandır işlemini çalıştırın. Eşleşmeyen belgeler için Kategori Ata işlemiyle Komisyon, Kargo, Ceza, Reklam, Mal Alımı veya Diğer kategorilerinden birini seçin.
Ticari faturaya kabul veya red yanıtı
Tedarikçiden gelen ticari fatura (Senaryo: TICARIFATURA) için GİB kabul veya red yanıtını Pazarus'tan verebilirsiniz. Temel faturaya sistem üzerinden yanıt verilemez; Trendyol'un komisyon ve kargo faturaları temel faturadır.
- Alış & Gider → Gelen Faturalar sayfasında Yanıt Bekleyen sekmesini açın. Yanıt sütunu yanıt için kaç gün kaldığını gösterir.
- Faturayı inceleyin. Yanıt bekleyen ticari fatura kabul edilene kadar taslak kalır; cari, yevmiye ve KDV'ye işlenmez.
- Satırdaki ya da fatura detayındaki Kabul Et düğmesine basın. Kabul yanıtı GİB'e iletilir ve fatura muhasebeye işlenir. Birden fazla faturayı seçip Seçilenleri Kabul Et ile toplu kabul edebilirsiniz.
- İtirazınız varsa Reddet düğmesine basın, Red gerekçesi alanını doldurun (tedarikçiye iletilir). Fatura iptal edilir; muhasebeye işlenmişse kayıtlar ters çevrilir. Faturanın kalemleri stoğa eklenmişse Stoğa eklenen miktarları geri düş seçeneğiyle stoğu da geri alabilirsiniz.
Yanıt fatura tarihinden itibaren 8 gün içinde verilmelidir. Süresi içinde reddedilmeyen fatura kabul edilmiş sayılır; Pazarus da süre dolunca faturayı otomatik kabul eder ve muhasebeye işler. Yanıt bekleyen fatura varsa yöneticiler her sabah hatırlatma bildirimi alır. Yanıt, tedarikçinin ya da e-fatura sağlayıcınızın portalından verilmişse Pazarus'ta da kendiliğinden kapanır.
Belge durumları
- Resmî belge bekleniyor: Pazaryeri finans kaydı düşmüş, karşılığı olan resmî belge henüz gelmemiştir.
- Resmî belge eşleşti: Pazaryeri kaydı ile resmî belge birbirine bağlanmıştır; fatura listede tek satır görünür. Resmî belge pazaryeri kaydından önce de sonra da gelse birleşme otomatik yapılır.
- Yalnız resmî belge: Resmî belge vardır, eşleşecek pazaryeri kaydı bulunamamıştır.
- İnceleme gerekli: Tutar veya içerik uyuşmadığı için elle kontrol edilmelidir.
Sık karşılaşılan sorunlar
- Belirti: Gelen Faturaları Çek düğmesi görünmüyor. Çözüm: e-Fatura sağlayıcısı kurulu veya aktif değildir. Muhasebe → e-Fatura Ayarları sayfasından sağlayıcıyı yapılandırın.
- Belirti: Bir faturayı hangi sayfada arayacağınızı bilemiyorsunuz. Çözüm: Elle girdiğiniz faturalar Alış Faturaları, resmî belgesi gelmiş e-Faturalar Gelen Faturalar sayfasında listelenir. Resmî belgesi henüz gelmemiş pazaryeri finans kayıtları (Belge Durumu: Resmî belge bekleniyor) geçici olarak iki listede birden görünebilir; resmî belge eşleştiğinde kayıt Alış Faturaları listesinden düşer.
- Belirti: Aynı Trendyol faturası listede iki kez görünüyor. Çözüm: Pazaryeri finans kaydı ile resmî e-fatura aynı fatura numarası ve tutarla otomatik birleşir; önceden oluşmuş çift kayıtlar bir sonraki pazaryeri senkronunda tek satıra iner. Tutarlar uyuşmuyorsa kayıt İnceleme gerekli olarak ayrı kalır; sebebi Belge Durumu rozetinin üzerine gelince görünür.
- Belirti: Kabul Et / Reddet düğmesi görünmüyor. Çözüm: Düğmeler yalnız yanıt bekleyen ticari faturada ve yanıt süresi dolmamışken görünür. Şu an yanıt Trendyol e-Faturam sağlayıcısında Pazarus'tan verilebilir; diğer sağlayıcılarda yanıtı sağlayıcının portalından verin. Düğmeler için Faturalar düzenleme yetkisi gerekir.
- Belirti: Gelen faturaların kategorisi boş kalıyor. Çözüm: Otomatik Sınıflandır her belgeyi eşleştiremeyebilir; kalanlara Kategori Ata ile elle kategori verin.
