Pazarus faturayı kendisi resmileştirmez; belgeyi hazırlar ve seçtiğiniz e-Fatura sağlayıcısına (özel entegratöre) iletir. GİB'e gönderim, imzalama ve yasal arşivleme sağlayıcının sorumluluğundadır.
Ön koşullar
- Bir e-Fatura özel entegratörüyle sözleşmeniz olmalı ve entegratör size web servis kullanıcı bilgilerini iletmiş olmalıdır.
- Muhasebe → e-Fatura Ayarları sayfasına yalnızca yöneticiler erişebilir.
Adım adım
- Muhasebe → e-Fatura Ayarları sayfasını açın. Aynı sayfaya Entegrasyonlar → Pazaryeri Ayarları ekranındaki e-Fatura sekmesindeki kartlardan da ulaşırsınız.
- Sağlayıcı Seçimi bölümündeki Sağlayıcı listesinden entegratörünüzü seçin. Seçenekler: QNB eSolutions, Trendyol e-Faturam, Sovos (e-Fatura / e-Arşiv / e-İrsaliye), Hepsiburada e-Faturam ve NetInvoice (Digital Planet). Seçiminize göre sayfada yalnızca o sağlayıcının alanları görünür.
- Aktif anahtarını açın. Sovos dışındaki sağlayıcılarda Ortam alanında Gerçek (Production) veya Test seçimini yapın; Sovos'ta ortam kendi bölümündeki Ortam alanından seçilir.
- Sağlayıcınıza ait bölümü doldurun ve sayfanın altındaki Kaydet düğmesine basın. Kimlik bilgilerini ilk kez girdiğinizde ya da değiştirdiğinizde Kaydet bağlantıyı da kurar; "Ayarlar kaydedildi, bağlantı doğrulandı" bildirimini görmelisiniz. Ayrı bir test düğmesi yoktur. Bağlantı kurulamazsa ayarlar yine kaydedilir ve sebep bildirimde yazar; sorunu giderip tekrar Kaydet deyin. Hepsiburada e-Faturam'da bağlantı kaydederken doğrulanmaz.
- Bundan sonraki üç adımdaki bölümler yalnızca QNB eSolutions, Trendyol e-Faturam, Hepsiburada e-Faturam ve NetInvoice seçildiğinde görünür. Otomatik Faturalama bölümünde Siparişten Otomatik Fatura Oluştur anahtarını açarsanız Tetikleme Durumu alanında seçtiğiniz sipariş durumunda (Hazırlanıyor, Kargoya Verildi, Teslim Edildi) fatura kendiliğinden oluşturulup onaylanır.
- Aynı bölümdeki Onaylanan Fatura Otomatik Resmileşsin anahtarını değerlendirin. Açıkken onaylanan fatura kendiliğinden GİB'e iletilir; kapalıyken fatura sistemde bekler ve her birini elle Resmileştir ile göndermeniz gerekir. İki anahtar birlikte açık olmazsa otomatik oluşan fatura resmileşmez; sayfa bu durumda uyarı gösterir.
- Faturayı Pazaryerine İlet anahtarını açarsanız fatura bağlantısı Trendyol, Hepsiburada, Pazarama, Çiçeksepeti, PttAVM, Beymen ve Farmazon'a gönderilir.
- Kaydet ile ayarları saklayın. Bağlantı bilgilerinin hemen altındaki Bağlantı Durumu bölümünden Son Giden Sorgu, Son Gelen Sorgu ve Son Hata bilgilerini takip edin. Varsayılan Senaryo (Temel Fatura veya Ticari Fatura), Sorgulama Aralığı (dk) ve Varsayılan Alıcı Şehri sayfanın en altındaki Genel Ayarlar bölümündedir.
Sovos seçiliyken bu bölümler sayfada bulunmaz; otomatik kesim Sovos Otomatik Fatura Kesim bölümündeki Otomatik fatura kesim çalışsın anahtarı ile e-Fatura Tetikleyici, e-Arşiv Tetikleyici ve e-İrsaliye Tetikleyici alanlarından ayarlanır.
Faturadaki alıcı şehri
Genel Ayarlar bölümündeki Varsayılan Alıcı Şehri alanı her sağlayıcıda görünür. Faturadaki alıcı şehri sırasıyla pazaryerinin bildirdiği fatura adresinden, müşteri kaydından, siparişin teslimat adresinden ve pazaryerinden gelen sipariş bilgisinden alınır; hiçbirinde şehir yoksa bu alana yazdığınız şehir kullanılır. Adres paylaşmayan pazaryerlerinde (örneğin Amazon) bu alanı doldurun; Trendyol e-Faturam şehirsiz fatura kesmez.
Hangi platformun siparişlerine fatura kesileceğini seçme
Pazaryeri ve E-ticaret Sitelerinde Fatura bölümünde bağlı ve aktif her pazaryeri ile e-ticaret siteniz bir kart olarak listelenir; her kartta bir Fatura kes anahtarı bulunur. Otomatik fatura yalnızca anahtarı açık platformların siparişlerine kesilir. Bölüm QNB eSolutions, Trendyol e-Faturam, Hepsiburada e-Faturam, NetInvoice ve Sovos seçiliyken görünür.
- Yeni bağladığınız bir platform kapalı başlar; siz açıp Kaydet diyene kadar o platformun siparişlerine otomatik fatura kesilmez. Bu özellikten önce bağlanmış platformlar açık başlar, önceki davranış değişmez.
- Kartın alt kısmı durumu gösterir: Otomatik fatura kesiliyor (hangi sipariş durumunda kesileceğiyle birlikte) ya da Otomatik fatura kesilmiyor. Kesilmiyorsa yapmanız gerekenler numaralı adımlar olarak yazar (örneğin anahtarı açmak, Siparişten Otomatik Fatura Oluştur ya da Onaylanan Fatura Otomatik Resmileşsin ayarını açmak).
- Anahtarı değiştirdiğinizde kartta Kaydedilmedi etiketi görünür; seçim sayfanın üstündeki Kaydet ile geçerli olur.
- Aynı pazaryerinde birden fazla mağazanız varsa kartta Hangi mağazanın faturası kesilsin? listesi çıkar; her mağazanın ayrı Fatura kes anahtarı vardır. Fatura sizin firmanız adına kesildiği için başka bir satıcıya ait mağazanın anahtarını kapalı tutun. Sonradan eklediğiniz mağaza kapalı başlar.
- Faturası kesilmeyen aktif platformlar sayfanın en üstündeki Sağlayıcı Seçimi bölümünde de listelenir; uyarıdaki Platformlara git bağlantısı sizi kartlara götürür.
- Anahtar kapalıysa mikro ihracat faturası da otomatik kesilmez.
- Siparişler sayfasında elle Faturalandır dediğiniz siparişler ve tekliften oluşturulan siparişler bu anahtardan etkilenmez.
- Amazon, İdefix, Modanisa ve Trendruum'a kesilen fatura otomatik iletilmez; kart bunu hatırlatır, faturayı ilgili satıcı panelinden yüklemeniz gerekir.
Sağlayıcıya göre girilecek bilgiler
- QNB eSolutions: Kullanıcı Adı, Şifre, VKN (Vergi Kimlik No), ERP Kodu ve Gönderici Etiketi (GB). Çok şubeliyseniz Farklı şube/kasa kodu kullanıyorum anahtarını açıp Şube Kodu ve Kasa Kodu alanlarını girin.
- Trendyol e-Faturam: Müşteri E-posta, Müşteri Şifre, ve VKN/TCKN. Firma ve kullanıcı numaranızı girmeniz gerekmez: Kaydet'e bastığınızda bağlantı kurulursa Trendyol bunları giriş bilgisiyle birlikte iletir; Oturum satırında görünür. Sayfadaki Trendyol e-Faturam Kurulum Adımları bölümü süreci sırayla yürütür: sunucu IP adresinin panele tanıtılması, kendi IP adresinizin tanımlanması, test hesabı bilgilerinin girilmesi, Test Faturası Gönder ile test faturası, Trendyol e-Faturam ekibine testi geçtiğinizi bildirme ve son olarak canlı bilgilerle yayına alma.
- Sovos: Sovos Hesap Bilgileri bölümünde VKN / TCKN, Kullanıcı Adı, Parola ve Ortam; e-Fatura / e-Arşiv Etiketleri bölümünde GB Etiket (Gönderici Birim), PK Etiket (Posta Kutusu) ve Şube. e-İrsaliye kullanacaksanız İrsaliye GB Etiketi ve İrsaliye PK Etiketi alanlarını ayrıca doldurun. Sovos Modüller bölümünden en az bir modülü açın.
- Hepsiburada e-Faturam: Kullanıcı Adı, Şifre ve isteğe bağlı Varsayılan Fatura Seri Öneki (3 haneli). Kapsamı e-Fatura ve e-Arşiv'dir, e-İrsaliye desteklemez.
- NetInvoice (Digital Planet): Firma Kısa Kod, Web Servis Kullanıcı Kodu, Web Servis Şifre ve VKN (Vergi Kimlik No). Portal kullanıcınız web serviste çalışmaz; entegratörün verdiği web servis kullanıcısını girin. Kapsamı e-Fatura ve e-Arşiv'dir.
Sık karşılaşılan sorunlar
- Belirti: Kaydettikten sonra "Ayarlar kaydedildi, ancak bağlantı kurulamadı" bildirimi çıkıyor. Çözüm: Bildirimdeki sebebe göre kullanıcı adı, şifre ve VKN'yi kontrol edin; Ortam seçiminin doğru olduğundan emin olun. Düzeltip tekrar Kaydet deyin. Aynı sebep Bağlantı Durumu bölümündeki Son Hata alanında da görünür.
- Belirti: Sovos'ta kaydettikten sonra "Hiçbir Sovos modülü aktif değil" uyarısı çıkıyor. Çözüm: Sovos Modüller bölümünden en az bir modülü açıp tekrar Kaydet deyin.
- Belirti: Sağlayıcı pasifken kaydettim, bağlantı doğrulanmadı. Çözüm: Pasif sağlayıcıya giriş denenmez; Aktif anahtarını açıp Kaydet deyin.
- Belirti: Faturalar oluşuyor ama GİB'e gitmiyor. Çözüm: QNB eSolutions, Trendyol e-Faturam, Hepsiburada e-Faturam ve NetInvoice'ta Siparişten Otomatik Fatura Oluştur faturayı yalnızca oluşturur; GİB'e iletim için aynı bölümdeki Onaylanan Fatura Otomatik Resmileşsin anahtarının da açık olması gerekir. Sayfa bu durumda uyarı gösterir.
- Belirti: Bir pazaryerinin veya e-ticaret sitenizin siparişlerine otomatik fatura kesilmiyor, diğerlerinde kesiliyor. Çözüm: Pazaryeri ve E-ticaret Sitelerinde Fatura bölümünde o platformun kartındaki Fatura kes anahtarı kapalıdır; yeni bağlanan platformlar kapalı başlar. Anahtarı açıp Kaydet deyin.
- Belirti: Fatura "Fatura alıcısının şehir bilgisi eksik" hatasıyla gönderilemiyor. Çözüm: Siparişte, müşteri kaydında ve pazaryerinden gelen sipariş bilgisinde şehir yok. Müşteri kaydına şehri girip faturayı Resmileştir ile yeniden gönderin; adres paylaşmayan pazaryerleri (örneğin Amazon) için Genel Ayarlar bölümündeki Varsayılan Alıcı Şehri alanını doldurun.
- Belirti: Fatura kesildi ama pazaryerine iletilemedi. Çözüm: Pazaryerine gönderilen bağlantı sağlayıcının ürettiği adrestir; sağlayıcınız belge için genel erişilebilir bir adres döndürmüyorsa gönderim başarısız işaretlenir.
- Belirti: NetInvoice bağlantısı sürekli hata veriyor. Çözüm: Sağ üstteki Teşhis Raporu düğmesiyle raporu açın, metni kopyalayıp entegratöre iletin. Canlı servis IP kısıtlı olabilir; entegratörden sunucu IP adresinizin tanımlanmasını isteyin.
İpuçları
- e-İrsaliye ihtiyacınız varsa Sovos veya QNB eSolutions'ı değerlendirin; Hepsiburada e-Faturam ve NetInvoice e-İrsaliye desteklemez.
- Mikro ihracat siparişleriniz varsa Otomatik Faturalama bölümündeki Mikro İhracat Faturası Otomatik Kesilsin anahtarını açık bırakın; pazaryerleri bu faturayı zorunlu tutar.
- Sonraki adım için "Satış Faturası Kesme ve Resmileştirme" rehberine bakın.
