Teklif ekranı hem klasik teklif hem de yurt dışı satışlarda kullanılan proforma fatura üretir. İki belge aynı yerden hazırlanır; fark Belge Tipi seçimindedir. PDF çıktısında firma logonuz, müşteri ve vergi bilgi kutuları, kalem görselleri, banka bilgileri, imza alanları ve iletişim bilgilerinizin yer aldığı alt bant bulunur.
Ön koşullar
- Belgede basılacak firma bilgileri Profil Bilgileri sayfasından okunur: Şirket / Firma Adı, Adres, Telefon, Web Sitesi, Vergi Dairesi ve vergi numarası. Eksikse önce burayı doldurun.
- Logo, Muhasebe → Fatura Ayarları sayfasındaki Logo alanından gelir; fatura ve teklif aynı logoyu kullanır. Logo yoksa belgede firma adı büyük yazılır.
- Banka bilgilerinin belgede tam çıkması için Banka & Kasalar ekranında hesabın Banka Adı (Görünüm), IBAN, Hesap Sahibi ve yurt dışı havale için SWIFT / BIC alanları dolu olmalıdır. Hesap Sahibi boşsa belgeye firma ünvanı yazılır.
Adım adım
- Satış → Teklifler sayfasını açın ve yeni teklif oluşturun.
- Belge Bilgileri bölümünde Belge Tipi alanından Teklif veya Proforma Fatura seçin. Teklifte PDF başlığı "TEKLİF / QUOTATION", proformada "PROFORMA INVOICE / PROFORMA FATURA" olur. Teklif No otomatik verilir.
- Müşteri / Cari alanından alıcıyı seçin. Cari kartındaki ünvan, ülke, adres ve vergi bilgileri belgeye canlı okunur; eksik bilgi varsa aynı alandaki düzenleme düğmesiyle teklif ekranını terk etmeden düzeltebilirsiniz.
- Kategori, Para Birimi ve gerekiyorsa Ödeme Banka Hesabı alanlarını doldurun. Döviz seçtiğinizde TL Karşılığı satırı güncel TCMB kuruyla hesaplanır ve belgeye kur tarihiyle birlikte basılır.
- Tarihler & Sorumlu bölümünde Teklif Tarihi ve Geçerlilik Tarihi zorunludur. Geçerlilik tarihi belgenin Şartlar ve Koşullar bölümüne "Bu teklif … tarihine kadar geçerlidir" cümlesi olarak eklenir.
- Ön Ödeme bölümünde Ön Ödeme Oranı girerseniz avans tutarı hesaplanır ve belgede Avans / Ön Ödeme Bilgileri kutusunda müşterinin online görüntüleme ve ödeme bağlantısıyla birlikte gösterilir.
- Teslimat & Dış Ticaret bölümünde Teslim Şekli (Incoterms 2020), Teslim Süresi, Menşe Ülke, HS Code (GTİP) ve Paketleme & Ağırlık alanlarını doldurun. Proforma faturada bu satır her zaman basılır; boş bıraktığınız alanlar elle doldurulmak üzere çizgili kalır. Klasik teklifte satır yalnızca en az bir alan doluysa görünür.
- Notlar bölümünde Müşteri Notları (Müşteri Görebilir) ve Özel Şartlar & Koşullar alanları belgeye girer; İç Notlar (Müşteri Göremez) yalnızca panelde kalır. Kategoriye tanımlı varsayılan notlar kategori seçilince otomatik gelir.
- Kaydedin; ardından Teklif Kalemleri bölümünde kalemleri ekleyin. Ürün seçerseniz Açıklama, Birim Fiyat ve KDV Oranı üründen dolar ve ürünün görseli belgede açıklamanın altına basılır. Sistemde kayıtlı olmayan bir kalem için ürün seçmeden yalnızca Açıklama yazabilirsiniz.
- Sağ üstteki PDF İndir düğmesiyle belgeyi alın veya Müşteriye Gönder ile e-posta gönderin. E-posta ekindeki PDF ile indirilen PDF aynıdır; ikisinde de müşterinin online görüntüleme ve ödeme bağlantısı yer alır.
Belgede neler basılır?
- Üstte firma logonuz veya adınız, adres, e-posta ve vergi bilgileri; karşısında belge başlığı, Teklif No, Tarih, Geçerlilik, Kategori ve Durum.
- Müşteri Bilgileri ve Vergi Bilgileri kutuları; vergi bilgisi girilmemişse bu açıkça yazılır.
- Kalem tablosu (açıklama, görsel, birim, miktar, birim fiyat, indirim, KDV) ve Ara Toplam, KDV, GENEL TOPLAM bloğu. Tüm kalemler aynı KDV oranındaysa etiket "KDV (%20)" biçiminde oranı da gösterir.
- Avans / Ön Ödeme Bilgileri ve Banka Bilgileri (Banka Adı, Hesap Sahibi, IBAN, SWIFT / BIC) kutuları; proformada banka hesabı seçilmemişse satırlar çizgili basılır.
- Dış ticaret satırı, Notlar ile Şartlar ve Koşullar, Hazırlayan (kaşe / imza) ve Onaylayan (Müşteri) alanları; en altta telefon, web sitesi ve adres bandı.
Sık karşılaşılan sorunlar
- Belirti: Belgede logo çıkmıyor, firma adı büyük yazılıyor. Çözüm: Muhasebe → Fatura Ayarları sayfasında Logo yükleyin ve kaydedin.
- Belirti: Kalemde ürün görseli görünmüyor. Çözüm: Görsel yalnızca Ürün seçilen kalemlerde ve ürünün görseli varsa basılır; yalnızca açıklama yazılan kalemlerde görsel olmaz.
- Belirti: Banka kutusunda Hesap Sahibi firma adı olarak çıkıyor. Çözüm: Banka & Kasalar ekranında ilgili hesabın Hesap Sahibi alanını doldurun.
- Belirti: Klasik teklifte Incoterms satırı görünmüyor. Çözüm: Teklifte satır yalnızca Teslimat & Dış Ticaret alanlarından en az biri doluyken basılır; satırın her zaman çıkması için Belge Tipi alanını Proforma Fatura yapın.
- Belirti: Alt bantta telefon veya web sitesi yok. Çözüm: Profil Bilgileri sayfasında Telefon ve Web Sitesi alanlarını doldurun.
