Teklif ekranı hem klasik teklif hem de yurt dışı satışlarda kullanılan proforma fatura üretir. İki belge aynı yerden hazırlanır; fark Belge Tipi seçimindedir. PDF çıktısında firma logonuz, müşteri ve vergi bilgi kutuları, kalem görselleri, banka bilgileri, imza alanları ve iletişim bilgilerinizin yer aldığı alt bant bulunur.
Ön koşullar
- Belgede basılacak firma bilgileri Profil Bilgileri sayfasından okunur: Şirket / Firma Adı, Adres, Telefon, Web Sitesi, Vergi Dairesi ve vergi numarası. Eksikse önce burayı doldurun.
- Logo, Muhasebe → Fatura Ayarları sayfasındaki Logo alanından gelir; fatura ve teklif aynı logoyu kullanır. Logo yoksa belgede firma adı büyük yazılır.
- Banka bilgilerinin belgede tam çıkması için Banka & Kasalar ekranında hesabın Banka Adı (Görünüm), IBAN, Hesap Sahibi ve yurt dışı havale için SWIFT / BIC alanları dolu olmalıdır. Hesap Sahibi boşsa belgeye firma ünvanı yazılır.
Adım adım
- Satış → Teklifler sayfasını açın ve yeni teklif oluşturun.
- Üst bölümdeki Belge Tipi alanından Teklif veya Proforma Fatura seçin. Teklifte PDF başlığı "TEKLİF / QUOTATION", proformada "PROFORMA INVOICE / PROFORMA FATURA" olur. Teklif No otomatik verilir.
- Belge Dili alanından Türkçe veya English seçin. English seçildiğinde PDF, müşterinin açtığı online teklif sayfası, ödeme sonucu ekranı ve teklif e-postası İngilizce hazırlanır: başlıklar, müşteri ve vergi kutuları, kalem tablosu, toplamlar, banka ve imza alanları İngilizce yazılır; tutarlar $8,500.00 biçiminde, müşterinin ülkesi İngilizce adıyla basılır ve "Adet" birimi "pcs" olarak görünür. Türkçe belgede başlık iki dilli kalır.
- Belge dili English ise kalem açıklamaları, birimler, Müşteri Notları, Özel Şartlar & Koşullar, Teslim Süresi, Paketleme & Ağırlık, Menşe Ülke ve kategori adı kaydettikten birkaç saniye sonra otomatik olarak İngilizceye çevrilir. Çeviriler teklif ekranındaki İngilizce Karşılıklar bölümünde, notların altında ve kalem satırının yanındaki EN düğmesiyle açılan pencerede görünür; düzelttiğiniz metin korunur. Türkçe metni değiştirirseniz o alan yeniden çevrilir. Tümünü baştan çevirmek için sağ üstteki Yeniden Çevir düğmesini kullanın. Müşteri ünvanı, adresi ve firma bilgileriniz çevrilmez.
- Müşteri / Cari alanından alıcıyı seçin. Cari kartındaki ünvan, ülke, adres ve vergi bilgileri belgeye canlı okunur; eksik bilgi varsa aynı alandaki düzenleme düğmesiyle teklif ekranını terk etmeden düzeltebilirsiniz.
- Kategori, Para Birimi ve gerekiyorsa Ödeme Banka Hesabı alanlarını doldurun. Döviz seçtiğinizde TL Karşılığı satırı güncel TCMB kuruyla hesaplanır ve belgeye kur tarihiyle birlikte basılır.
- Teklif Tarihi ve Geçerlilik Tarihi üst bölümdedir; geçerlilik 30 gün sonrası olarak hazır gelir. Geçerlilik tarihi belgenin Şartlar ve Koşullar bölümüne "Bu teklif … tarihine kadar geçerlidir" cümlesi olarak eklenir.
- Ek Bilgiler → Ön Ödeme alanında Ön Ödeme Oranı girerseniz avans tutarı hesaplanır ve belgede Avans / Ön Ödeme Bilgileri kutusunda müşterinin online görüntüleme ve ödeme bağlantısıyla birlikte gösterilir. Ödenen Ön Ödeme elle yazılmaz; aşağıdaki Ödemeler bölümüne girdiğiniz tahsilatlardan hesaplanır.
- Ek Bilgiler → Teslimat & Dış Ticaret alanında Teslim Şekli (Incoterms 2020), Teslim Süresi, Menşe Ülke, HS Code (GTİP) ve Paketleme & Ağırlık alanlarını doldurun. Proforma faturada bu satır her zaman basılır; boş bıraktığınız alanlar elle doldurulmak üzere çizgili kalır. Klasik teklifte satır yalnızca en az bir alan doluysa görünür.
- Notlar bölümünde Müşteri Notları (Müşteri Görebilir) ve Özel Şartlar & Koşullar alanları belgeye girer; İç Notlar (Müşteri Göremez) yalnızca panelde kalır. Kategoriye tanımlı varsayılan notlar kategori seçilince otomatik gelir.
- Kalemler bölümündeki tablo satırlarına kalemleri yazın; ayrı bir pencere açılmaz. Ürün / Hizmet hücresinde ada, stok koduna veya barkoda göre arama yapabilirsiniz; varyantlı ürünlerde her varyant ayrı seçenek olarak listelenir. Ürün seçince Açıklama, Birim Fiyat ve KDV % üründen dolar ve ürünün görseli belgede açıklamanın altına basılır. Sistemde kayıtlı olmayan bir kalem için ürün seçmeden yalnızca Açıklama yazın. İnd. % boş bırakılabilir, boş alan indirimsiz kabul edilir. KDV % zorunludur; KDV'siz satışta 0 yazın. Yeni satır için Satır ekle düğmesini kullanın; satırlar sürüklenerek sıralanır, hiç doldurulmayan satır kaydedilmez.
- Satır tutarı ve alttaki Ara Toplam, KDV, GENEL TOPLAM bloğu siz yazarken anlık hesaplanır. Kaydet düğmesi teklifi ve tüm kalemleri birlikte kaydeder.
- Durum, İş Durumu, İlgilenen Personel, teslim tarihleri, Ön Ödeme ve Teslimat & Dış Ticaret alanları sayfanın altındaki katlı Ek Bilgiler bölümündedir; bu alanlardan biri doluysa bölüm açık gelir.
- Sağ üstteki PDF İndir düğmesiyle belgeyi alın veya Müşteriye Gönder ile e-posta gönderin. E-posta ekindeki PDF ile indirilen PDF aynıdır; ikisinde de müşterinin online görüntüleme ve ödeme bağlantısı yer alır.
Belgede neler basılır?
- Üstte firma logonuz veya adınız, adres, e-posta ve vergi bilgileri; karşısında belge başlığı, Teklif No, Tarih, Geçerlilik, Kategori ve Durum.
- Müşteri Bilgileri ve Vergi Bilgileri kutuları; vergi bilgisi girilmemişse bu açıkça yazılır.
- Kalem tablosu (açıklama, görsel, birim, miktar, birim fiyat, indirim, KDV) ve Ara Toplam, KDV, GENEL TOPLAM bloğu. Tüm kalemler aynı KDV oranındaysa etiket "KDV (%20)" biçiminde oranı da gösterir.
- Avans / Ön Ödeme Bilgileri ve Banka Bilgileri (Banka Adı, Hesap Sahibi, IBAN, SWIFT / BIC) kutuları; proformada banka hesabı seçilmemişse satırlar çizgili basılır.
- Dış ticaret satırı, Notlar ile Şartlar ve Koşullar, Hazırlayan (kaşe / imza) ve Onaylayan (Müşteri) alanları; en altta telefon, web sitesi ve adres bandı.
Teklife ödeme (tahsilat) girme
Müşteri teklifin para biriminden farklı bir para birimiyle ödeyebilir; örneğin USD teklife TL havale gönderebilir. Tutar ödeme gününün kuruyla çevrilir ve teklifin bakiyesinden düşülür.
- Teklifi açın, sayfanın altındaki Ödemeler bölümünde Ödeme Al düğmesine tıklayın. Bölümün üstünde teklif tutarı, tahsil edilen ve kalan tutar yazar.
- Ödeme Tarihi ve Ödeme Para Birimi alanlarını seçin. Ödeme para birimi müşterinin size gerçekte ödediği para birimidir.
- Alınan Tutar alanına dekonttaki tutarı yazın. Kalanın tamamı ödendiyse Kalanın tamamı bağlantısı tutarı seçili para biriminde doldurur.
- Kur (1 USD = ₺) alanına ödeme gününde geçerli TCMB döviz satış kuru, yani bir önceki iş gününün bülteni otomatik gelir; hafta sonu ve resmi tatillerde son yayımlanan bülten kullanılır. Alanın altında bülten tarihi yazar; kuru değiştirebilirsiniz. Kur alınamazsa sebebi kırmızıyla yazar; kuru elle girin ya da TCMB kurunu al ile tekrar deneyin.
- Bankanıza geçen TL, dekonttaki tutardan farklıysa Bankaya Geçen TL alanına yazın; kur buna göre düzeltilir.
- Pencerenin altındaki satır, teklif bakiyesinden ne kadar düşüleceğini, kalan tutarı ve bankaya girecek TL'yi kaydetmeden önce gösterir.
- Kur farkı yüzünden ödeme kalandan en fazla %1 eksik ya da fazla kalıyorsa Kalanı kur farkıyla kapat seçeneği çıkar. Seçerseniz teklif ödendi sayılır, bankaya alınan TL girer ve aradaki fark kur farkı olarak kayda geçer.
- Ödeme Yöntemi ve gerekiyorsa Banka Hesabı seçip kaydedin. Banka hesabı seçilirse hesaba TL tutarla giriş atılır.
Tablodaki Alınan sütunu müşterinin ödediği tutarı kendi para biriminde, Bakiyeden Düşen sütunu teklif para birimindeki karşılığını, TL sütunu ise bankaya giren tutarı ve kullanılan kuru gösterir.
Sık karşılaşılan sorunlar
- Belirti: Belgede logo çıkmıyor, firma adı büyük yazılıyor. Çözüm: Muhasebe → Fatura Ayarları sayfasında Logo yükleyin ve kaydedin.
- Belirti: Kalemde ürün görseli görünmüyor. Çözüm: Görsel yalnızca Ürün seçilen kalemlerde ve ürünün görseli varsa basılır; yalnızca açıklama yazılan kalemlerde görsel olmaz.
- Belirti: Banka kutusunda Hesap Sahibi firma adı olarak çıkıyor. Çözüm: Banka & Kasalar ekranında ilgili hesabın Hesap Sahibi alanını doldurun.
- Belirti: Klasik teklifte Incoterms satırı görünmüyor. Çözüm: Teklifte satır yalnızca Teslimat & Dış Ticaret alanlarından en az biri doluyken basılır; satırın her zaman çıkması için Belge Tipi alanını Proforma Fatura yapın.
- Belirti: Alt bantta telefon veya web sitesi yok. Çözüm: Profil Bilgileri sayfasında Telefon ve Web Sitesi alanlarını doldurun.
- Belirti: Belge Dili English seçili ama bir kalem açıklaması veya not PDF'te Türkçe çıkıyor. Çözüm: Çeviri kayıttan birkaç saniye sonra tamamlanır; sayfayı yenileyip İngilizce Karşılıklar bölümündeki Çeviri Durumu satırına bakın. "Çevrilemedi" yazıyorsa sebebi orada yazar; Yeniden Çevir ile tekrar deneyin veya İngilizce karşılığı elle girin. Müşteri ünvanı ve adresi bilerek çevrilmez.
- Belirti: Ödeme kaydedilmiyor, "bu ödeme … ediyor — tutarı veya kuru düzeltin" uyarısı çıkıyor. Çözüm: Girilen tutar çevrildiğinde kalan bakiyeyi aşıyor. Tutarı veya kuru kontrol edin; fark %1 içindeyse Kalanı kur farkıyla kapat seçeneğini işaretleyin.
- Belirti: Kur alanının altında "TCMB kuru alınamadı" yazıyor. Çözüm: Sebep mesajda yazar. Bankanızın kullandığı kuru elle girip kaydedebilir ya da biraz sonra TCMB kurunu al ile tekrar deneyebilirsiniz.
- Belirti: Kalem satırında KDV % alanı için zorunlu uyarısı çıkıyor. Çözüm: KDV uygulanmayan kalemlerde (ör. ihracat) alana 0 yazın.
- Belirti: Eklediğim satır kaydedilmedi. Çözüm: Açıklaması, fiyatı ve ürünü boş bırakılan satır bilerek kaydedilmez; kaleme dönüşmesi için en azından açıklama ve birim fiyat girin. Açıklama yazıp fiyatı boş bırakırsanız form sizi uyarır.
